Kunden wechseln regelmäßig ihren Makler. Manchmal geschieht dies unauffällig und ohne größere Aufregung, manchmal jedoch äußern die Kunden spezifische Anforderungen an ihren bisherigen Makler. Welche Verpflichtungen der Ursprungsmakler gegenüber seinen ehemaligen Kunden erfüllen muss, wird in diesem Beitrag erklärt.
Ende des Maklervertrags: Rechte und Pflichten erlöschen
Sobald der Kunde den Maklervertrag gekündigt oder die Maklervollmacht widerrufen hat, endet das Vertragsverhältnis zwischen Kunde und Makler sofort. Selbst wenn eine Kündigungsfrist vereinbart wurde, kann der Kunde den Vertrag ohne Einhaltung dieser Frist beenden. Das liegt daran, dass „Dienste höherer Art“, zu denen auch die Tätigkeit eines Versicherungsmaklers gehört, jederzeit kündbar sind (§ 627 Abs. 1 BGB). Ein wichtiger Kündigungsgrund nach § 626 BGB ist dabei nicht erforderlich. Mit der Beendigung des Vertrags erlöschen die gegenseitigen Rechte und Pflichten.
Nachvertragliche Pflichten des Maklers
In Ausnahmefällen kann der Makler jedoch nachvertragliche Pflichten gegenüber dem Kunden haben, ähnlich wie in anderen beratenden Berufen, etwa bei Rechtsanwälten. In solchen Fällen muss der Ursprungsmakler sicherstellen, dass dem Kunden durch das Ende des Vertragsverhältnisses keine Nachteile entstehen. Dies gilt auch dann, wenn der Kunde den Vertrag gekündigt hat.
Ob diese nachvertragliche Pflicht entfällt, wenn ein neuer Makler eingeschaltet wird, hängt vom Einzelfall ab. Wenn der neue Makler problemlos die Interessen des Kunden übernehmen kann, können der ursprüngliche Makler darauf hinweisen. Nur wenn das Handeln als ehemaliger Makler noch notwendig ist, um Nachteile für den Kunden abzuwenden – etwa bei einer abschließenden Schadenregulierung, die der neue Makler nicht rechtzeitig oder nicht sachgemäß durchführen kann – besteht diese Verpflichtung weiter.
Ausnahmefälle, bei denen eine Datenlöschung durch den Makler nicht erforderlich ist
Das Speichern personenbezogener Daten ist nur so lange erlaubt, wie es für klar definierte, legitime Zwecke erforderlich ist (Art. 5 DSGVO). Sobald diese Zwecke entfallen, ist der Verantwortliche in der Regel verpflichtet, die betroffenen Daten zu löschen (Art. 17 DSGVO). Dies gilt grundsätzlich auch nach dem Ende eines Maklervertrags.
Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen von dieser Löschpflicht. Die Löschung der Daten kann verweigert werden, wenn:
- die weitere Speicherung notwendig ist, um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen (Art. 17 Abs. 3b DSGVO). Dies betrifft insbesondere:
- Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nach Handels- und Steuerrecht,
- vertraglich vereinbarte Aufbewahrungsfristen (§ 35 Abs. 3 BDSG).
- die Datenverarbeitung erforderlich ist, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen (Art. 17 Abs. 3e DSGVO).
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und ihre Relevanz
In der Praxis sind vor allem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Bedeutung, die einer Löschungspflicht entgegenstehen. Hierbei sind insbesondere die Vorschriften nach § 257 HGB und § 147 AO zu beachten.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen:
- Zehn Jahre für Unterlagen, die das Maklerunternehmen betreffen (z. B. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Buchungsbelege).
- Sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie die Korrespondenz zwischen Makler und Versicherer bzw. Kunde, Maklerverträge, Maklervollmachten, Beratungsdokumentationen, Versicherungsverträge, Anträge, Policen und Mahnbescheide.
Hinweis: Für (ehemalige) Kunden ist vor allem die sechsjährige Aufbewahrungsfrist relevant. Solange die entsprechenden Unterlagen, ob elektronisch oder in Papierform, in diese Frist fallen, kann die Löschung verweigert werden. Zu beachten ist jedoch, dass diese Daten nicht für wettbewerbliche Zwecke verwendet werden, z. B. für Rückgewinnungsversuche oder um den Grund für den Maklerwechsel zu erfragen.
Rechtsansprüche verhindern Datenlöschung
Die Pflicht zur Löschung entfällt ebenfalls, wenn die Datenverarbeitung notwendig ist, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen (Art. 17 Abs. 3e DSGVO).
Hinweis: In solchen Fällen muss ein berechtigtes Interesse an der längeren Aufbewahrung der Daten vorliegen, etwa um Beweise für potenzielle Rechtsstreitigkeiten mit dem ehemaligen Kunden zu sichern.
Gesetzliche Herausgabepflicht der Unterlagen
Wenn keine spezifischen Vereinbarungen zur Herausgabe von Unterlagen getroffen wurden, ist der ehemalige Beauftragte nach Beendigung des Maklermandats gesetzlich verpflichtet, alle relevanten Unterlagen an den Kunden herauszugeben. Dies umfasst alles, was im Rahmen des Vermittlungs- und Betreuungsauftrags erhalten oder erlangt wurde (§ 667 BGB). Dazu gehören insbesondere Dokumente und Schriftverkehr, die entweder direkt vom Kunden oder auf dessen Veranlassung, etwa durch eine Maklervollmacht, von Dritten wie dem Versicherer zur Verfügung gestellt wurden (Palandt, BGB, 79. Aufl., München 2020, § 667, Rz. 2f.).
Praktische Konsequenzen
Der ursprüngliche Makler ist verpflichtet, dem Kunden, der das Vertragsverhältnis beendet hat, auf Verlangen die Informationen und Unterlagen herauszugeben, die er im Rahmen des Auftrags erhalten oder erlangt hat – jedoch nur gegen Erstattung der entstandenen Kosten. Diese Pflicht besteht auch, wenn der neue Makler diese Informationen oder Unterlagen anfordert.
Praxistipp: Verlangt der neue Makler die Herausgabe von Informationen oder Unterlagen, sollte auf Vorlage der Originalvollmacht des Kunden bestanden werden, die bestätigt, dass der neue Makler tatsächlich bevollmächtigt ist, in dieser Angelegenheit zu handeln. Ohne Vorlage dieser Vollmacht kann die Herausgabe verweigert werden.
Während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist besteht keine Verpflichtung zur Datenlöschung, da die Speicherung notwendig ist, um rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. Der Kunde sollte über die geltenden Aufbewahrungsfristen informiert werden damit er nachvollziehen kann, weshalb seinem Löschungswunsch nicht entsprochen werden kann.
Sollte sich ein Rechtsstreit abzeichnen, bei dem die betroffenen Datensätze eine Rolle spielen, hat der Ursprungsmakler möglicherweise das Recht, die Daten vorübergehend oder länger aufzubewahren.