Ehemalige Kunden von Versicherungsmaklern erheben immer wieder Anspruch auf die Herausgabe des Schriftwechsels und der bisher geführten Schadenkorrespondenz mit dem Versicherer. Aus diesem Grund stellen sich häufig die folgenden zwei Fragen: Sind Makler dazu verpflichtet, dem Wunsch ihres ehemaligen Kunden nachzukommen? Wenn die Antwort auf die erste Frage „ja“ lautet, können sich Makler ihren Aufwand hierfür vergüten lassen?
Der Makler ist dazu verpflichtet, erforderliche Informationen zu übermitteln
Makler haben sicherzustellen, dass die Herausgabe der Unterlagen vertraglich vereinbart wurde. Andernfalls basiert der Anspruch des früheren Kunden auf die Herausgabe des Schadensschriftwechsels auf den §§ 666, 667 BGB.
Gesetzliche Pflicht zur Herausgabe
Nach Beendigung des Maklermandats sind Makler gesetzlich dazu verpflichtet, ihrem ehemaligen Auftraggeber alle Unterlagen und Informationen zu übergeben, die sie im Rahmen der Auftragserfüllung erhalten haben (§ 667 BGB). Dies betrifft alle Materialien, die ihnen zum Zwecke der Geschäftsbesorgung entweder direkt vom Kunden oder auf dessen Veranlassung, etwa durch eine Maklervollmacht, von Dritten, wie beispielsweise dem Versicherer zur Verfügung gestellt wurden. Dies umfasst auch den gesamten Schriftverkehr mit Dritten, den der Makler im Auftrag des Kunden erhalten oder geführt hat (Palandt, BGB, 80. Aufl., München 2021, § 667, Rz. 3).
Pflicht zur Rechenschaft
Zusätzlich zur Pflicht auf Herausgabe sind Makler dazu verpflichtet, dem Kunden Rechenschaft abzulegen (§ 666 BGB). Dies umfasst die Bereitstellung aller erforderlichen Informationen, die genaue Erläuterung der wesentlichen Einzelheiten der Tätigkeit im Rahmen des Auftrags auf Anfrage sowie die Gewährleistung einer umfassenden Übersicht über das bearbeitete Geschäft.
Der Makler muss es dem Kunden ermöglichen, sein Handeln zu überprüfen, sobald das Geschäft oder der Auftrag abgeschlossen wurde. Fordert ein ehemaliger Kunde Rechenschaft erst nach mehreren Jahren, könnte dies gegen den Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) verstoßen (Palandt, BGB, 80. Aufl., München 2021, § 666, Rz. 4).
Maklerkunde muss Ersatz für die Aufwendungen leisten
Ein Anspruch auf Aufwendungsersatz könnte gemäß § 670 BGB bestehen, allerdings nur, wenn ein gültiges Auftragsverhältnis zwischen dem Makler und dem Kunden vorliegt. Wenn das Maklermandat beendet wurde, besteht ein solches Auftragsverhältnis nicht mehr. Das Herausgabeverlangen des ehemaligen Kunden begründet ebenfalls kein neues Auftragsverhältnis. Der frühere Kunde fordert lediglich seine gesetzlichen Rechte ein, die unabhängig von einem bestehenden Auftragsverhältnis sind.
Fehlt ein Auftragsverhältnis, könnte ein Anspruch auf Ersatz von Aufwendungen nach den Regeln der Geschäftsführung ohne Auftrag (§ 683 BGB) in Betracht gezogen werden. Hierbei gelten die Grundsätze des § 670 BGB entsprechend.
Umfang des Aufwendungsersatzes
Die Aufwendungen beinhalten alle Ausgaben, die der Kunde selbst hätte tragen müssen, wenn er die Aufgaben anstelle des Maklers übernommen hätte. Darunter fallen beispielsweise Fahrt- und Reisekosten, Kopierkosten und Portogebühren.
Keine Aufwendungen hingegen sind die Arbeitskraft und Tätigkeit des Maklers, die zur Ausführung des Auftrags aufgewendet wurden. Gleiches gilt auch für einen dadurch möglicherweise entstandenen Verdienstausfall, aufgrund anderweitigen nicht durchgeführten Maklertätigkeiten. Weiterhin nicht erstattungsfähig ist die normale Abnutzung der Ausstattung des Maklers durch die Auftragsausführung. Dies resultiert aus der grundsätzlichen Unentgeltlichkeit des Auftrags i. S. v. § 670 BGB (Palandt, BGB, 80. Aufl., München 2021, § 670, Rz. 2 f.).
Aufwendungsersatz und Umsatzsteuer
Der Aufwendungsersatz, den der Makler von seinem ehemaligen Kunden erhält, ist umsatzsteuerfrei. Das liegt daran, dass die Umsatzsteuerbefreiung für Versicherungsvermittler gemäß § 4 Nr. 11 UStG auch dann gilt, wenn Makler für eine bestimmte Tätigkeit Aufwendungsersatz erhalten (Rau/Dürrwächter, UStG, 8. Aufl., Köln 1998, § 4 Nr. 11, Rz. 13).
Zurückbehaltungsrecht
Solange der ehemalige Kunde dem Makler die entstandenen Aufwendungen nicht erstattet hat, hat dieser das Recht, die Herausgabe des Schriftwechsels zurückzuhalten (§ 273 BGB). Der Makler kann die Übergabe der Unterlagen verweigern, bis der Kunde die Kosten ersetzt hat.
Ergebnis: Der Makler ist verpflichtet, den Schriftwechsel an den ehemaligen Kunden herauszugeben, jedoch nur unter der Bedingung, dass ihm die entstandenen Aufwendungen erstattet werden. Für den Makler ist es ratsam, eine (eingescannte) Kopie des Schriftwechsels in seinen Unterlagen aufzubewahren. Dies ist wichtig, damit der Makler seiner sechsjährigen Aufbewahrungspflicht für Handels- und Geschäftsbriefe nachkommt (§ 257 HGB, § 147 AO).